一. 概述
随着科学技术的蓬勃发展，专利数量大幅上升，在日常工作中，专利文件的档案管理和专利事务的日常管理也日益繁重。由于传统手工存档方式显得杂乱和琐碎，越来越多的企事业单位、专利代理机构、信息情报机构和政府相关部门等迫切需要一种简明、实用的管理软件，能对本地区、本企业内部的专利文件和专利申请及审查过程中的各种事务性工作实行全面统一的管理，从而使企业或区域的专利工作有序、高效地进行，同时也有助于各级领导对本企业、本地区专利情况的了解和掌握。
由北京中献电子技术开发中心历时两年开发的专利管理系统是一个简明实用的专利工作管理软件。软件基于当今先进、成熟的计算机信息技术和网络平台技术，性能稳定可靠，界面友好。设计上以专利申请和审查流程为主线，围绕日常专利工作中的各种往来文件、通知、任务、费用等繁杂事务，贯穿企事业单位整个专利工作过程，操作上力求简明、实用。该软件所具有的管理功能基本上能够满足企事业单位日常专利工作的管理需要。
二. 特点
1. 简明实用：本软件参考了目前市场上流行的多种专利管理软件，针对专利申请和审查过程中的各类琐碎繁杂的事务进行有序管理。软件遵循简明实用的原则，操作简便，用户无须进行专门的学习和培训即可上手使用。
2. 设计合理：在设计上，以专利申请和审查工作为主线，将专利基本信息和日常工作事务有机地融合起来，使日常专利工作中的各种往来文件、通知、任务、费用等繁杂事务贯穿于整个专利工作过程之中，达到有序管理的目的。
3. 功能完整：系统功能设置的功能有：专利文件的基本信息管理、专利事务管理(包括：任务、来文、发文、费用、年费)、专利信息检索、专利事务查询、专利申请及审查流程管理、专利汇总分类管理，以及专利工作提醒等功能。这些功能基本覆盖了专利管理中最基本的工作，用户可以通过软件来管理日常专利工作中的各类事务。
4. 界面友好：软件界面经过专业化设计制作，注重细节，用户一目了然。
5. 稳定可靠：本软件经过三次不同规模的测试，性能稳定可靠，应答迅捷准确，对系统环境无特殊要求。
三. 功能
<一>. 主要功能——管理功能
1. 专利汇总管理：采用列表方式对所有录入的专利按照其所处流程阶段进行分类导航管理，可分别实现新建专利，查看、删除当前所选专利，打印当前专利简要信息栏内容以及关闭专利汇总管理对话框的功能。
2. 专利信息管理：采用列签形式，录入、导入、上传专利信息、专利文件、图形文件等。列签包括：基本信息、摘要、权利要求、说明书、附图、法律状态、专利优先权、关联专利、相关文件。用户通过信息管理，可以对每篇专利所涉及或相关的各类信息、文件等进行全面管理。
3. 专利事务管理： 采用列签形式，针对每一件专利的每一个工作流程阶段，添加、录入、设置各种专利事务(包括：任务、来文、发文、费用、年费)，有助于拥护对专利申请、审查、授权等阶段的所有事务进行管理。还可通过设定时间来提醒执行，与工作提醒功能相关联。
4. 专利申请及审查流程管理：帮助用户清楚的了解和管理专利所经历的流程阶段、处理状态、进入和完成的日期等详细信息，用户可增删或修改当前专利的不同流程阶段。
5. 专利信息检索： 提供表格检索与简单的逻辑组配检索用于在系统中查找使用者所关心的专利信息。系统支持%、支持模糊检索，检索结果列表显示。
6. 专利事务查询：提供表格查询用于在系统中查找使用者所关心的专利事务信息。系统支持%、支持模糊检索，检索结果列表显示。
7. 专利工作提醒： 列表显示需要提醒的专利事务，有“黑、红、黄、白”四种颜色方框表明了其后相关事务距提醒时间的时间范围。有助于及时处理繁杂的专利事务，使用户轻松统筹安排各种专利工作。
8. 专利工作流程设置：系统中设置有“待申请”、“受理”等基本流程项。用户也可根据实际案情的需要删除某些原有流程项或设置新的流程项，以及调整各流程项的先后顺序。
<二>. 辅助功能
1. 数据导入/导出： 将大量外来数据导入/导出系统，系统支持Excel和TRS数据格式。可导入/导出用户自有的专利信息，方便用户管理自己的专利数据。
2. 数据恢复/备份：选择备份文件的保存位置，并设置备份文件名后，即可备份该系统中的信息；还可选择要恢复的备份文件的保存位置，即可恢复该备份文件，在恢复之前可选择是否清空系统中的原有数据。数据恢复/备份功能有助于保存不同专利工作流程阶段的数据。
3. 文件上传：为方便用户管理各类文件，系统在相应的模块提供文件上传功能，用户可上传*.txt或*.doc等类型的文件直接将内容导入输入框，提高输入效率。还可以附件的形式将各类型的文件上传到相应的位置，便于文档管理。
4. 打印：系统在相应的位置提供打印输出功能，可以选择word文档或html文件打印输出。
5. 修改登录信息：用户可修改登陆信息，可重新设置用户名和密码。