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知识管理的“伞形理论”

发布时间:2016-01-27
责任编辑:单玉秋
来源:《中国知识产权》

摘要:知识产权管理是知识管理非常关键的部分,21世纪已从所谓传统经济、能源经济向知识经济迈进,其核心就是“知识”,加强企业自身技术秘密、专利及其它知识产权的管理是知识型企业应该重点要考虑的。

  社会发展至今,从单一劳动到多工种劳动,从手工劳动到脑力劳动,从粗放式管理到精细化管理,从信息管理到知识管理,是社会进步的体现,也是竞争的结果。从旧经济过度到新经济,其实质是从生产有形的商品经济变成生产和应用知识的经济,而新经济下需要有新的思维方式,新的管理方法。

  知识管理的研究直到20世纪60年代才开始,研究人员以及美、日一些管理水平比较高的企业已经认识到提升对知识的管理可以更好地运用于产品开发和企业各过程,可以创造更大价值,提升竞争力。那么随之而来的就是知识产权的保护,国际社会及发达国家已经制定一系列知识产权保护的相关法规、协议,当然,这些法规和协议目前主要是为发达国家服务的。他们同时也引入知识管理,真正做到技术的全面保护,知识的全方位应用。本文试图从知识管理角度简要探讨如何更好开展知识产权工作,构建整个知识管理体系和知识产权管理体系,为企业寻找一条战略规划和实际运用时可以根据自身情况全面的了解,有重点分阶段实施,从而达到较好效果的体系,对知识管理和产权管理的具体内容不作过多研究。

  知识管理的“伞形理论”

  知识管理的“伞形理论”指的是以知识管理为目标,为实现知识管理而必须考虑的企业知识管理理念,知识产权的管理,管理方法、工具及其它因素对知识管理效果的影响。其关键是企业的制度、知识产权的管理、管理方法及工具与知识管理最终效果直接相关,同时也彼此影响,其核心是知识的价值利用及保护。其结构图如图1。

  知识管理是指企业通过收集、整理企业发展过程中积累的知识、经验、工具等知识文档,利用现代计算机技术和管理技术进行分类、分享、应用和创新,形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环,实现价值型知识的运维管理,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,提升组织整体知识水平。

  知识产权管理“伞形理论”正是基于以上定义而创立的理论,便于理解和使用。主要包括企业的知识管理理念,知识产权的管理及知识管理的方法和所使用的工具三大部分。概述如下:

  1、知识管理理念包括企业知识管理制度和企业文化制度。企业知识管理制度主要确定企业的知识资产和制定员工应用知识的激励制度,从而体现管理者对知识的重视并鼓励员工积极利用及学习知识,从而提升企业竞争水平和员工自身知识的积累;企业文化制度是指企业共享文化、团队文化和学习文化,避免独占,加强协作和学习。企业知识管理制度的制定一般和企业的业务主体关联较大,以知识输出作为成果的企业一般知识管理为重点,而非知识输出为成果的企业更倾向于单纯的业务管理,提高效率和服务质量。

  2、知识产权管理是知识管理非常关键的部分,21世纪已从所谓传统经济、能源经济向知识经济迈进,其核心就是“知识”,加强企业自身技术秘密、专利及其它知识产权的管理是知识型企业应该重点要考虑的。知识产权的管理包括知识产权的保护和利用,并建立与之匹配的流程、管理的软硬件系统等体系架构,下面将详细介绍。

  3、知识管理的方法及工具主要包括知识管理的具体管理制度,制定面向全企业的知识管理相关制度是企业在知识积累、共享、保护从而提升企业竞争力的基础。没有好的制度,知识管理就会残缺,就不能形成合力,往往是各部门各自为阵,自建体系,以保密为借口对资源利用的人设置障碍,久而久之,企业就缺乏活力,资源浪费,协作精神丧失,这才是一个企业特别是知识型企业走向衰落的起源。

  知识管理的工具就是为满足知识管理所应具备的与现代计算机技术相关联的硬件和软件,以逐步构建知识管理系统,搭建相互融通,方便管理与利用信息系统或称之为知识库。图2构建了一般研发型企业知识管理系统架构,诚然,信息系统的建设也和企业知识管理理念密切相关,与知识管理制度紧密联系。好的理念和制度就会建立好的知识管理系统,要有创新的思维,协作的精神,站在企业全局的高度去构建,才能真正发挥系统的作用;否则就会产生一个企业各信息系统,数据库很多,各部门各专业都在建,系统构建模式各异,但是各系统没有联系,形成一个个信息孤岛,查阅困难,利用更不谈,因为没有什么太大价值,最后有的就弃用,大部分变成僵尸系统。作为企业管理者和系统规划者应该意识到系统的建设不是为现在而是为未来,为了让后面的人和工作能够更好的根据信息的积累利用,少走弯路,提高决策率,这是企业在利用信息系统管理各类知识的时候,在战略规划时就应该通盘考虑的。在建立知识管理系统时应重点考虑以下几点:

  (1)权限管理及角色分配

  知识管理员有系统管理权限,可以根据需要灵活配置企业用户权限及定义角色,并对角色进行权限设置,权限设置应全面,支持查阅、复制、修改、上传、下载、删除、审核、驳回等子类,保证文档安全。

  (2)知识信息的录入与审核

  支持用户知识信息的单条录入及批量导入功能,具有知识录入的审核流程,审核通过后录入人不得编辑和移动录入信息,保留知识管理员修改的权限。具有知识信息录入的编辑功能,具有文本、字体、图片编辑的常用功能,自定义生成索引目录,简单易用,操作人性化。

  (3)知识分类管理

  根据各业务的梳理,能够在后台进行业务分类设置,个人上传的信息可以在用户端自行设置分类,但优先在已经设定的分类里面选择。不同的用户和角色可以根据分类分别设置权限。

  (4)知识关联性

  系统内的知识点存在相似或内容关联的,系统应支持系统关联功能,自动根据分类、关键词识别、汇总和统计,方便查阅,提升信息利用效果。系统在建设初期根据需要,各专业、业务可能会先行构建自己的业务系统,因此,作为知识管理部门应提前和信息部门沟通,及早规划,从整个知识管理系统角度匹配合适的信息构建策略,各系统信息传递,数据接口要充分考虑。图3简单展示了知识管理核心系

统信息接口图。

  (5)强大的检索功能

  支持分类检索、快速检索、高级检索,支持模糊查询、相似度分析、相关度排序和点击率排序。

  可支持知识库的个人检索设置,根据需要具有自动检索结果信息推送功能.

  (6)知识统计报表功能

  支持整个知识系统和业务系统的知识统计报表功能,能够柔性设置统计类目,自定义报表格式,生成和导出报表,根据业务属性的不同支持统计分析功能,自定义分析项目,根据需要或内置模板生成分析报告。

  (7)其它功能

  搭建知识交流互动平台,分享经验,交流心得,提问解惑;支持知识公告管理、模板管理、柔性流程自定义设置、信息推送、个人积分管理、知识排行管理等。(作者:于先林 东风汽车公司技术中心知识产权室主任;节选自:《基于知识管理体系下的知识产权管理体系构建》)

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